La banca "verde": si comincia dalla carta alla sportello. Un approccio diverso per rendere efficienti i processi. (Parte Seconda)

AbiLab ha prodotto qualche mese fa uno studio sui costi della gestione della documentazione in banca che ho cominciato ad introdurre nel precedente post. In particolare Abilab fa una stima dei costi per sportello piuttosto accurata per le spese di conservazione (1500 eur l’anno per sportello), di gestione logistica, spedizione e ricerca, ma non da una stima altrettanto precisa per gli altri costi interni di gestione, ovvero quelli che, tra front office e back office, sono pagati dalle banche soprattutto in termini di personale, di efficienza e di competitività.

Fonte AbiLab

Un importante costo sommerso, di difficile valutazione, infatti è proprio la stima del debito di competitività che si sconta, al tempo impiegato dal personale in attività “fisiche”, va sommata la perdita di valore potenziale indotta dalla impossibilità di realizzare alcune tipologie di servizio, nei termini desiderati, o nella percezione di inefficienza da parte della clientela.

Due fattori nuovi sembrano determinare una certo cambiamento, o per lo meno un diverso orientamento, ed il primo è certamente la recente crisi economica. Questa ha spinto big e meno big a lavorare con maggiore intensità nel campo della ricerca di efficienza per migliorare, in particolar modo, il conto economico, messo a dura prova dalle tempesta finanziaria e dalla esplosione degli effetti delle speculazioni degli anni scorsi.


Più chiaro il quadro normativo

Dall’altra parte si va schiarendo il panorama normativo, che in Italia rappresenta spesso, a causa della scarsa reattività all’innovazione ed alla sua complessità intrinseca, un forte ostacolo alla modernizzazione del settore. “Le banche – nel documento si legge la dichiarazione del presidente di ABI Lab, Domenico Santececca – sono uno dei settori produttivi più legati alla carta… ... In questo quadro, le recenti evoluzioni normative introdotte dal Governo con la legge 2/2009, semplificano notevolmente le procedure di digitalizzazione e conservazione aprendo una nuova frontiera alla gestione documentale, con meno carta e più efficienza”.

Solo il 9% dei documenti esaminati da Abilab nasce già in forma digitale e questo 9% fa riferimento soprattutto a quei documenti per i quali non è richiesta la firma del cliente. Di contro i già citati incassi e pagamenti, i più diffusi allo sportello, non sono in genere gestiti in maniera digitalmente integrata e concorrono al grosso della spesa e delle inefficienze.

Fonte Abilab

Come si può affrontare la modernizzazione dei processi che coinvolgono il trattamento della carta?

Sicuramente un approccio incrementale permette di maturare la necessaria esperienza affinché si riduca sempre di più la possibilità di incorrere in errori di valutazione, che possano condurre a perseguire obiettivi che non danno completamente i risultati desiderati. Alcune applicazioni prototipali e la loro verifica sul campo possono offrire la possibilità di progettare e testare un proprio personale approccio all’innovazione nella gestione documentale, con il giusto mix tra innovazione (e quindi capacità di modificare sostanzialmente lo status quo) e conservazione, per evitare che i costi per l’introduzione dei nuovi processi oscurino i risultati ottenuti.

Più in dettaglio un progetto di questo genere richiede:

• Assessment dei sistemi (conoscenza delle tecnologie, censimento, studio delle integrazioni)
• Osservazione dei processi (valutazione delle performance per pertinenza e tempo)
• Individuazione dei processi da efficientare (Concretezza, coinvolgimento, velocita’)
• Definizione scenario progettuale di reingegnerizzazione (accettabilita’, sostenibilita’, progressivita’)

Cruciale in questo contesto l'osservazione dei processi e l'individuazione di quelli da effientare, cercando di basare il proprio metodo di valutazione su dati oggettivi quali il perseguimento di un adeguato ROI nel minore tempo possibile.

La banca "verde": si comincia dalla carta alla sportello. Un approccio diverso per rendere efficienti i processi.

"Dai.. scriverò qualcosa domani…"

Ebbene si.. ho passato due mesi a ripetermelo tutte le mattine, eppure non sono mancati gli argomenti interessanti, dal “leopardo bianco” della Apple alle richieste degli editori italiani a Google a riguardo del suo servizio News. In particolare quest’ultimo era proprio interessante a causa delle mille sfaccettature che presenta, ovvero quelle di un servizio visto con ostilità dagli editori di quotidiani, ma che proprio a loro porta un bel po’ di contatti. Proprio ora Google risponde con Fast Flip sostenendo di venire incontro alle loro richieste, certo da approfondire…

Riparto invece da un tema maggiormente legato alla mia attività professionale presente, che riguarda proprio la ricerca di ottimizzazione e di efficienza relativamente a processi essenzialmente bancari.

Uno degli ambiti infatti nei quali è maggiormente possibile procedere a ri-organizzazioni e miglioramenti è quello legato a tutto il ciclo di vita di un documento all’interno di una organizzazione. Definizione stessa del processo, formazione del personale, organizzazione della logistica, trasferimenti ed infine conservazione e rintracciabilità determinano per le banche, soggette a vincoli burocratici e normativi, un enorme dispendio di effort umano ed economico.

La ricerca ABILAB

Ne ho già parlato in generale in qualche post prima delle vacanze, ma ora sono andato a riguardarmi un documento pubblicato da AbiLab, laboratorio dell’ABI, proprio sulle tematiche dell’Enterprise Content Management in ambito bancario. L’avevo messo da parte per organizzarci su una riflessione e sebbene sia già della prima parte del 2009 è molto interessante ai nostri fini, è solo la sintesi di una ricerca ben più ampia condotta da Abilab, ma forse proprio per questo ben sintetizza la situazione nello scenario italiano ed è utile in un contesto come questo ovvero un blog.

“Attualmente, infatti, sono più di 120 mila i documenti che ognuno degli oltre trentamila sportelli sparsi su tutta la penisola produce in media ogni anno, per un totale di circa 5,7 miliardi di fogli.”. Sono queste le cifre impressionanti con cui si apre questo breve abstract di AbiLab.

A fare la parte del leone nella produzione di documenti allo sportello le operazioni di incasso e pagamento (bonifici, assegni, contabilità di addebito e accredito) con l’84% del totale, pari a oltre 100 mila documenti l’anno per sportello e con il 60% prodotto direttamente su carta, mentre il rimanente 40% viene stampato successivamente.

fonte Abilab

Tra i documenti più ricorrenti troviamo:

• la contabilità di addebito e accredito (oltre 28 mila fogli per sportello),
• la distinta di versamento (oltre 12 mila),
• l’avviso di ritiro effetti (quasi 11 mila)
• l’assegno troncato dei corrispondenti (circa 7,2 mila).

Le rimanenti percentuali sono particolarmente basse e riguardano documenti di conto corrente (9%), deposito titoli (4%), credito (2%), documenti “generici” (1%).

Si stima che i soli costi “esterni” siano 105 milioni di euro per i gruppi bancari italiani, ovvero 0,0175 euro per foglio, ma questa unica voce di spesa non rappresenta che solo una parte dell’ammontare totale che viene impegnato dal le banche nella gestione dei documenti. Non è difficile ipotizzare che il valore complessivo si ottiene applicando un fattore moltiplicativo “N” alla cifra citata, dove “N” stesso è di difficile valutazione.

segue...