Viaggio nelle best practise del GREEN.IT e dell'ICT sostenibile: il ruolo dell'Enterprise Content Management in una paperless company

Abbiamo parlato nel precedente post che esistono alcune dimensioni immateriali percepite dal pubblico in maniera più rilevante di altre e che la valorizzazione di tali asset partecipa alla costruzione del valore dell’azienda. Tutte queste dimensioni si basano sul dominio e la condivisione della conoscenza.

L’obiettivo di raggiungere una paperless company non può ovviamente che essere legato ad una graduale adozione di processi operativi digitali, in quanto è necessario avere il tempo per capire le potenzialità offerte da questa pratica per adottarla diffusamente in azienda, avendo ben chiaro il discrimine tra attività possibili ed attività utili.


Non è solo un problema tecnologico ma necessita anche della valutazione dell'impatto sulla struttura

L’adozione infatti di una adeguata strategia ECM non si basa solo su una corretta implementazione tecnologica e funzionale, ma anche, anzi soprattutto, su una responsabile valutazione dell’impatto sulla struttura preesistente, in funzione delle potenziali resistenze culturali o psicologiche che una rivisitazione di un processo necessariamente comporta.

Il cambiamento di un processo, che non viene essenzialmente modificato nel suo workflow, se non per l’automazione di alcuni passaggi, avrà certamente un impatto limitato sul lavoro delle persone coinvolte, ma si corre il rischio di non perseguire tutti gli obiettivi di efficienza realmente raggiungibili. Di contro una eccessiva rimodulazione di un processo esistente può comportare una “teorica” ottimizzazione dei tempi, ma al tempo stesso si possono vedere ridurre i vantaggi effettivi a causa di un “rigetto” endogeno dell’organizzazione, evidentemente non in grado di recepire un cambiamento così radicale.

Inoltre la valutazione del ROI deve ovviamente tenere conto che i cambiamenti introdotti necessitano di formazione del personale coinvolto, ed il peso di tale costo non può essere trascurato nella valutazione dei benefici.


Un processo ricorsivo

La riorganizzazione del flusso dei processi operativi è un processo costante e ricorsivo che può essere suddiviso in 4 fase in stretta relazione

• Assessment dei processi
• Analisi
• Ottimizzazione del workflow e degli strumenti
• Valutazione dei risultati ed elaborazione delle metriche di misurazione

In particolare torno ad osservare la rilevanza dell’ultimo punto, che non sarebbe realizzabile in maniera opportuna in assenza di una adeguata automazione dei processi e che invece in tal modo amplifica la la conoscenza dei flussi operativi e la capacità di analisi sulla efficacia delle procedure e degli strumenti utilizzati.

Come si è detto la re-ingegnerizzazione dei processi trova le sue basi nell’adozione di una valida strategia e strumenti ECM. Anche L’Enterprise Content Management può essere scomposto in quattro fasi tra loro collegate in un processo perennemente ricorsivo:

• Analisi ed integrazione dei sistemi di alimentazione delle informazioni
• Organizzazione, categorizzazione ed archiviazione dei contenuti
• Integrazioni con le altre informazioni e sistemi aziendali
• Distribuzione ed arricchimento delle informazioni integrate